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Télé-procédures
Echanger en toute confiance
Incontournable.
Le 23 octobre, la CCI de Touraine a organisé un séminaire
sur les applications de dématérialisation via Internet
au service des entreprises. Des partenaires de la Chambre étaient
présents pour illustrer les nombreux avantages offerts par l’adoption
de cette démarche innovante, et bientôt incontournable.
Voici le témoignage de plusieurs d’entre eux
Patrick Chateau
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23 octobre : séminaire sur la dématérialisation,
organisé par la CCI de Touraine et les partenaires de ChamberSign
France - Photo OM
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Appels d’offres, déclaration de TVA, bons
de commandes, factures... Voici quelques exemples d’échanges
électroniques possibles par dématérialisation.
Mais combien êtes-vous encore à ignorer toutes les possibilités,
et surtout les avantages offerts par l’utilisation d’Internet
dans votre entreprise, votre administration, votre collectivité
locale ? C’est justement pour vous informer sur ces différentes
procédures que la CCI de Touraine organisait ce 23 octobre un
séminaire intitulé : “Les enjeux de la signature
électronique et les solutions de dématérialisation
au service des entreprises”. Pilotes dans le développement
de ces procédures dans un univers sécurisé, les
CCI se sont engagées dans un processus de Tiers de confiance.
En septembre 2000, elles ont créé Chambersign, leur propre
autorité de certification. “Cette signature électronique
hautement sécurisée est le seul outil permettant d’identifier
de manière formelle son émetteur, explique Serge Babary,
vice-président chargé du développement économique
et des nouvelles technologies de l’information et de la communication
(NTIC). Elle garantit également l’intégrité
et la confidentialité des données transmises.”
Déclaration en ligne.
En 2001, les pouvoirs publics ont entériné un premier
processus de dématérialisation des formalités administratives.
Les CCI ont été parmi les premières à pouvoir
délivrer aux entreprises les certificats utilisés pour
la déclaration en ligne de leur TVA, la TéléTVA.
Depuis, Chambersign a été référencé
par le ministère de l’Economie et des Finances (MINEFI),
puis par les URSSAF, et aujourd’hui par le ministère de
l’Intérieur pour une nouvelle télé-procédure,
la Téléc@rtegise. L’évolution des habitudes
de travail (sur informatique au détriment du papier) et de l’environnement
réglementaire ont amené les CCI à élargir
le champ d’application de Chambersign. En effet, l’ensemble
des activités des entreprises peut être dématérialisé.
Les possibilités sont de plus en plus nombreuses. A l’image
des solutions complémentaires de Chambersign proposées
par les partenaires des CCI. Ces différentes applications sont
déjà présentes sur le marché.
Un frein psychologique.
Tel est le cas de l’éditeur de logiciel Omnikles. “Il
existe encore un frein psychologique à l’utilisation de
la dématérialisation des procédures par les entreprises,
souligne Jean-Christophe Didier, président du directoire. Une
fois ce pas franchi, elles sont les premières à reconnaître
tous les avantages qu’elle leur procure : gain de productivité,
simplification, économie...” Cette société
édite, par exemple, des solutions permettant de gérer
des échanges entre les collectivités et les administrations
pour les contrôles de légalité des délibérations
ou encore un outil de gestion des procédures pour les marchés
publics, baptisé OKPEMP. Outre le fait que chaque dossier est
accessible électroniquement, l’entreprise n’est plus
soumise à la contrainte des délais et des coûts.
“Une société qui répond par courrier à
600 marchés par an doit compter environ 150 € par réponse,
précise Jean-Christophe Didier. Notre solution lui en coûtera
de 40 à 100 € par an pour un envoi illimité de réponses
désormais gratuit, et réalisable à la dernière
minute via Internet.” Les collectivités y ont aussi tout
à y gagner : en temps (une personne peut être bloquée
pendant plusieurs jours durant les retraits de dossiers), en argent
(finies la reprographie et les nouvelles copies en cas de modification
du cahier des charges). “Le coût de cette application variera
selon le nombre de procédures, conclut-il. Mais le retour sur
investissement est très rapide : en une année, l’économie
est significative.”
Archivage électronique.
Partenaire de Chambersign depuis un an, la société Cecurity.com
est l’éditeur d’une solution dénommée
“coffre-fort électronique communicant”. Elle assure
l’archivage électronique à valeur probante de tous
types de documents (appels d’offres, factures, commandes, conservation
d’actes authentiques). “Notre logiciel dialogue avec votre
système à distance sans le modifier, via une API, précise
Jérôme Mendiela, directeur commercial. Et vous restez maître
de vos données et de leur archivage.” Partant du principe
que plus grande sera l’utilisation de la signature électronique,
plus il sera nécessaire de conserver ce qui a été
dématérialisé, cette société est
devenue spécialiste de l’archivage légal de tous
types de fichiers informatiques. “Nous apportons la garantie que
ce que vous consultez est bien conforme à ce qui a été
déposé dans le coffre-fort, ajoute-t-il. En effet, Cecurity.com
effectue l’opération de scellement du document numérique
archivé par signature électronique.” L’intervention
dans cette chaîne de confiance de la CCI via Chambersign, de Cecurity.com,
et du client constitue une chaîne de confiance assurant la bonne
foi des opérateurs. Partant également du principe qu’une
entreprise ne peut être à la fois juge et partie, la société
Posteasy propose une solution apportant un début de preuve réduisant
le coût d’un litige éventuel. “Nous assurons
la pérennité de toute information envoyée, qu’il
s’agisse d’un courrier ou d’un envoi électronique”,
explique Régis Chevalier, fondateur de cette société
de service spécialisée dans le traitement des courriers
simples, recommandés, télécopies, e-mail, e-mail
de notification... Parmi les possibilités offertes à sa
clientèle, signalons la lettre recommandée hybride. Via
Internet, l’utilisateur adresse un fichier numérique rematérialisé
par Posteasy sous forme de lettre recommandée. Elle sera acheminée
au destinataire par la Poste, évitant ainsi un déplacement
physique et assurant la conservation des preuves de réception
et du contenu. Outre la sécurité et le contrôle
des envois, ces solutions permettent de maîtriser les coûts
de production. “Selon le type de courriers, l’économie
varie de 30 à 50%”, précise-t-il. Par exemple, pour
un prix d’entrée modique, l’expédition d’une
lettre simple reviendra à 0,40 €, hors affranchissement,
et la lettre recommandée à 0,70 € .”
Un terminal sécurisé.
Editeur de solutions de signature électronique sécurisée,
l’un des partenaires des CCI, présent à Tours ce
23 octobre, se distingue en proposant un terminal avec écran
et clavier conçu comme un terminal de paiement, le Personal CAT
(ou “chat”). Largement breveté dans le monde par Silcor,
c’est le seul terminal de carte à puce avec la fonction
de pointage d’une souris informatique. D’ailleurs, il remplace
même celle de votre ordinateur. “Il offre la possibilité
d’échanger des e-mails ou des documents numérisés
dûment signés, de sécuriser l’accès
à votre ordinateur et à ses systèmes d’information
et de signer de manière intrinsèque tout type de documents
en format PDF grâce à l’un de nos logiciels intégré
dans Adobe Acrobat”, explique Didier Chataing, directeur commercial.
Concrètement, cela signifie que vous pouvez d’ores et déjà
envoyer des documents électroniques - contrats, factures... -
ayant la même valeur légale et le même aspect visuel
que son équivalent papier. La Gendarmerie nationale vient de
choisir cette société pour son dispositif “d’authentification
forte”. Par ailleurs, Silcor est partenaire de La Poste depuis
2001 dans le cadre de deux projets supportés par le MINEFI :
cachet et lettre recommandée électronique. Vous l’aurez
compris à la lecture de ces exemples, chacun doit prendre la
mesure des enjeux et mener la réflexion nécessaire en
matière organisationnelle. "Au-delà d'une démarche
innovante, la dématérialisation est avant tout une affaire
d'hommes, a conclu Serge Babary. Au final, nous avons tous à
y gagner."
Contact : 02 47 47 20 93 / cmeunier@touraine.cci.fr
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"Chacun doit prendre la mesure des enjeux
et mener la réflexion nécessaire en matière
organisationnelle. "
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