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Entreprises et dématérialisation :
s’orienter vers les bonnes pratiques
Démarche. A terme, aucune entreprise ne
pourra ignorer l’impact d’Internet dans le processus de transmission
des documents réglementaires, financiers, commerciaux... Avec
le soutien de l’association Chambersign, elles peuvent entamer
cette démarche innovante et se préparer à cette
évolution en toute confiance. Explications de Stéphane
Flandrin, délégué général adjoint
de Chambersign
Propos recueillis par Patrick Chateau
La dématérialisation des documents apporte
une dimension nouvelle dans la vie des entreprises comme dans les échanges
entre les individus en fluidifiant la communication et les transactions
commerciales. Il s’agit d’un processus qui se fera dans la
durée car les enjeux sont nombreux : humains, organisationnels,
techniques, réglementaires, financiers... Aujourd’hui, vous
êtes des centaines de milliers à engager la responsabilité
de votre entreprise en envoyant des documents sous format numérique.
Il est donc indispensable d’établir une infrastructure de
confiance dans un environnement de sécurité sans faille.
En effet, l’émergence de la signature électronique
donne une plus grande actualité aux préoccupations des
chefs d’entreprise désireux d’assurer la sécurité
de leurs envois électroniques, à la fois sur les plans
technique et juridique. Le vote de la loi du 13 mars 2000 - portant
adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information
et relatif à la signature électronique - permet de constituer
la preuve légale de chaque transmission numérique.
Le certificat Chambersign.
Avec Chambersign, association regroupant 107 chambres de commerce et
d’industrie, certifiée par le ministère de l’Economie
et des Finances, nous délivrons justement des certificats électroniques
permettant d’identifier une personne au sein de l’entreprise.
Avec cette véritable carte d’identité électronique,
la mise en place de solutions de dématérialisation des
processus est source de gain de temps et d’économies considérables.
D’autant plus que presque tous les secteurs sont concernés
par ces enjeux majeurs que représentent l’authentification
et la non-répudiation. Elle peut être mise en œuvre
au niveau de la gestion du courrier, de la facturation, des appels d’offre,
de la signature électronique de documents, de l’horodatage,
de l’archivage, sans oublier les télé-procédures
; citons entre autres, la déclaration et le paiement en ligne
de la TVA (TéléTVA), de l’URSSAF et, depuis le mois
de novembre, la délivrance de cartes grises aux professionnels
de l’automobile par les préfectures (Téléc@rtegrise).
D’ailleurs, l’Etat s’est engagé dans un projet
de dématérialisation des procédures qui, à
terme, devrait simplifier la majorité des actes administratifs.
Au-delà de l’aspect strictement technique, l’impact
de la dématérialisation des procédures au sein
de l’entreprise est avant tout organisationnel.
Promouvoir la sécurité.
Sensible aux défis que représente la pénétration
grandissante des nouvelles technologies dans la vie économique,
Chambersign a décidé de promouvoir la sécurité
et la qualité des prestations des entreprises dans ces nouveaux
environnements techniques. En développant toute une série
de partenariats avec des acteurs du secteur privé, le réseau
des CCI participe à l’essor du marché de la dématérialisation
en donnant aux entreprises les armes pour accroître leur compétitivité.
Comme nous l’avons montré lors du séminaire organisé
à la CCI de Touraine le 23 octobre, c’est une action utile
et forte d’orientation des entreprises vers les bonnes pratiques
et les spécialistes du secteur les plus pertinents sélectionnés
en tenant compte des critères suivants : technologie, évolutivité
de l’offre, pérennité et services associés.
Ceci avec l’objectif avoué de couvrir tout le spectre de
la dématérialisation : courrier, courrier recommandé,
facture, archivage à valeur probante (coffre-fort électronique)
et signature de documents. Le tour de France des régions entamé
par Chambersign, il y a quelques semaines, pour montrer les marges de
gain envisageables nous a déjà donné un signe plus
qu'encourageant pour l'avenir de cette démarche innovante.
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